ビジネスマンとしてのキーワード(管理部門)その2
前回管理部門の負荷の増加について話をしましたが、この負荷や責任に関しては、メンバー内で全て解決できるものだけではない。
《厄介な新たな要求》
自身の経験で言えば、管理部門では経理、財務以外の管理業務を3社で経験し、管理職をしていたが、特に、ISOの導入と維持更新にはちょっと戸惑った。ISOはそもそも国際規格で昔のフィルムの感度をASA100とか400で標準・高感度と認識していた。
それがISO規格に変わりISO100とか400とかに変わった。つまり国際規格のフィルム感度がASAからISOに変わったのだ。呼び名が変わっただけだから戸惑いはなかった。
しかし、企業に求めらるISO概念は、結構判りにくい、有名なところでISO 9001（品質）、ISO 14001（環境）、ISO15001（個人情報保護）ISO/27001（情報セキュリティマネジメントシステム）などがあります。
官公庁・自治体ではこのISO取得企業を入札参加資格にする調達もあり、参加希望企業では、取得の如何が即営業に影響することになるので取り組まざるを得ない。
しかし、ややこしいのはこれらが、年々更新されたり、国の個人情報保護法で事業者に求められるレベルが違ったり、重なる部分が在るにも拘わらず、ISO15001では不足で27001まで必要だったりして、とても俄か学習で審査申請して取得審査を簡単に通過できるものでは無い。
その為、コストが掛かってもコンサルタントに委託して、取得・更新をする事になる。それでも丸投げと言う訳にはいかないので、事務局を管理部内に新設して、担当者を選任する。かなりのコストであるが、この部門が利益を生むことは無いので、売上とか利益とかで直接貢献することは無いのである。
今後インターネットを利用した営業や、商取引は一般的になり、ネットワークを活用するビジネススタイルが定着する為、ITインフラや、製品買取ではない、クラウドベースのグループウェアや業務改善サービス、営業ツール(例えばビジネスLINEとか）を会社全体として統括管理する部門としてのニーズが高まる。
《管理部門共通のキーワード》
この様な他分野に渡る管理部門であるが、零細・中小・大企業であっても共通する部分を先の結論に結び付けていく。
まず、最初のＣ(Control)：管理部門は他の営業や、製造部門等の会社本体に対して情報収集、情報発信を絶えずして行く部門なので、全体の動きを俯瞰して、早すぎず、遅すぎず、適時に行う様にコントロールしてゆくことが大事である。
次の、Ｃ(Coordinate):部門他部門内、他部門間での利害、摩擦、干渉する部分を間に入ってコーディネイトし調和を維持することに留意する。
最後のC(Conduct):会社全体のイベントや方向性等を行動してもらうためのコンダクターとなってしっかりと明確な指揮棒を振りあるべき方向に牽引する。
常にこの気持ちが大事で、どうしても専門分野が明確なだけに、それだけしてれば良いと言う思いに陥りやすいことへの戒めであり、本来あるべき姿だと思う、オーナー社長等こう言った目配りだったり、問題解決や、音頭取りを自らしている事を思えば納得がいくと思う。
次の3Sは管理部門の個人において求められる「S」である。3S(Skill・Speciality・Speedy）《スキル・専門性・迅速》となるが、日本語で言えば、専門性の高い部門であれば、専門性を高め技量を上げることと、どうしてもマイペースで行いがちな業務をそれを「いつまでに」と言う期限を設けて迅速に行う事である。
次のさて、よく聞く話として、この管理、製造、営業部門のどこの部分の声が強いかで、会社の成長性や信頼度が違ってくる
最後のSPINは地頭の良さが求められる。自部門の業務を俯瞰して、各業務に無駄や重複が無いかを検討して標準化する。
パーツ化すると言って良い。(Standardization)これらを組み合わせる事で業務をルーチン化して、専門性に頼るものと、誰でもできる定量業務を仕分けして、誰でもできる業務は特に定量・定性にプログラム化(段取り)して、実行することで、業務の質が均一化し、向上に繋がる。
例えば、賃金の見直しや、就業規則の改訂や年間労務管理イベント等である。更に、実行されているルーチンの業務結果を検証(Inspection)はデミングサイクルのPDCAのC(チェック)に当たる。常に漏れ・無駄・不審点が無いかを見る習慣付けが必要である。
最後の(Negotiations)は根回しである。日本的と言えばそうであるが、業務を迅速に的確に遂行するためには、個人が結果を出せることと、出した結果を反映させることを意識しなければならず、前者は個人の努力であるが、後者は他者へのアウトプットにより反映されるものである。
例えば上司決済を受けて実施される案件が、上司のスケジュールの都合で長引くであるとか、説明に対してなかなか理解して貰えないとかで、保留状態になってしまう等で、事前に決済日調整をしたり、決済内容の事前説明を行い、理解を得ておく等と言う事ができることは組織にあっては必要な能力である。
この様なキーワードは「気づき」を促すためのものと考えて貰えればよい。そして、ミーティングも多い管理部門においては、この様な目線で行動することで、スムーズにまた、お互いに有機的・効率的に結果を出せるポイントであると感じる。
新入社員時代では業務になれるのがやっとで、余裕が出てくる3年目位になると、業務になれるだけに、そこで問題意識や、あるべき姿をしっかり持たないと次へのステージアップは望めない。
この3年目位からこれらのキーワードの意味が判る時期でもあり、是非活用して貰いたい。
ビジネスマンとしてのキーワード(管理部門)その1
「管理」とはと聞かれた(社内論文や面接)時のキーワード
営業部門編と同様に「管理」部門に必要とされるものの見方考え方を考えてみる。
ちょっと営業とか製造部門とかと切り口が違うと経験から感じるので、まず会社組織の役割と言うものを考え、管理部門のキーワードを説明したいが、結論だけ言うと
①3C(Control・Coordinate・Conduct）
②3S(Skill・Speciality・Speedy）《スキル・専門性・迅速》
③SPIN(Standardization・Program・Inspection・Negotiations)《標準化・段取り・検証・根回し》
となる。あまりシンプルでは無いが、分野が多岐にわたる部門である為、それぞれに分野において軽重がある。では求められる役割につい考える。
《管理部門の役割》
管理＝マネージメントと言う上司部下の関係で言うところの管理を思うかもしれないが、そう言う意味ではなく、会社の骨格をなす機能と言える。それぞれが専門職と言えるがその中でも経理は専門性が高いと言える。
管理部門を大別すると、会計、人事、総務、法務と言うが、規模の小さい企業では、総務、人事、経理の三部門で、さらに言えば、経理と総務の二部門で担っているところもある。零細企業では、社長が総務、人事、法務を担い、奥さんが経理部門を担当するなど言うは良く目にする。
経理・会計はお金の管理であり、企業が作成する財務諸表を作成する。お金の出し入れ、出納が日々の業務となるので、アウトソーシングしたり、複数のグループ企業の経理を一つの部署が管理したりすることもある。無くてはならない部門であるが、ある意味切り離し易い職種である。
人事は、採用や昇格昇給、転勤、退職、賞罰等人に関わるイベントや事務を担う。総務はこの二部門以外の会社に関わる事務をするところと思えばよいだろう。ちなみに、経理の中に財務機能があり、独立して財務管理・運用を担う財務部を持つところもある。
そういう意味で、総務の守備範囲はとても広い。法務は労働基準法並びに、商法や知的財法に関わる全般の諸法律的問題解決や整備を行う。
《会社のルール》
「就業規則」は労働基準法第9章や労働契約法等の法令で作ることを定められている会社の「バイブル」であるが、その中にはそれぞれの役割の根拠となる事項が定められ、それに沿って様々なことが行われ、社内での行為・判断基準として運用される。例えば有給休暇の取得や付与、冠婚葬祭の時の慶弔見舞金等がそれだ。
《企業継続には必要不可欠な部門》
この就業規則の下に、各部門の細則が定められるのが一般的で、「人事規定」「旅費規程」「経理規定」「社宅管理規定」等、各項目関わる細則は幾らでも補足、作成できる。
管理部門在職時は、来年度こう言った労働法の改正が国会で通過すると言う情報を得れば、国の方針や対象となる事業者範囲などに含まれるかどうか確認する。
そのうえで、含まれば、どの就業規則の条文にあたり、改正した場合の関連細則等を含め、改正通りの場合と、改正を極力回避した場合の案を作成し、それぞれの中短期的影響を考え、提案レポートを作成します。
就業規則が取締役の決議事項でもあり、それなりの決裁と修正がなされ、最終決済がされると、従業員(該当労働者)に説明を行い、代表者の意見を付して規模が社員50名以上の場合、労基署に提出される。
就業規則は一定の言い回しで適用の幅を持たせたりするが、細則は実務的な判断指針となるので、細かければ細かい程、縛りが多くなる。
その為、就業規則が改訂されれば、この細則も改訂されなければならず、作業量や、関連帳票変更はかなりの範囲と量になる。
就業規則改訂の外的要因としは法改正や、県で定める条例、さらに各省庁からの命令があり、常に見直しが要求されるものである。
最近では個人情報保護法の改正などは従業員の個人情報を預かる企業にとって重要な改正であった。
余談であるが、従業員のほとんどの方は、あまり就業規則に関心がないもので、日常の慣習・上司の指示命令で業務を行っている。
仮に就業規則に反したような事があっても、全てが罰せられる訳ではない。規則違反の内容が問われるのは、社会的に問題化したり、会社に損害が発生した時で、処罰すべきかどうか、どの程度の処罰が適当かと言う時が多いと思われる。
管理部門は、営業活や製造など売上・利益に直結する部門と違って、利益を生む部門では無いが、発言権・存在感が大きくなる部門であるのはその為だ。
《増大する管理部門への負荷》
今は社会環境が大きく変わり、コーポレートガバナンスや内部統制、社会的信用を示すISOの取得や、セキュリティ対策、個人情報保護対応と、様々な責任とコストが求められる。
この管理部の負荷はかなり増大している。ある意味、従前には無い発想と制度を社内に導入して、浸透し、維持更新しなければならないという新たな責任が求められている。
ビジネスマンとしてのキーワード(営業部門)～その1
営業とはと聞かれた(社内論文や面接)時のキーワード
ネット検索でよく出てくるタイトルにこんなものを目にします。
会社に入って新人扱いの2・3年目を過ぎると次のステップは管理職になる為の後輩・同僚との付き合い方、指導の仕方が身についているか、基本的なビジネスマナーや接客、社内調整能力がどの程度身についているかを評価される。
何の為の評価かと言えば、人事制度を持つ会社であれば、それが、出世や配属、昇格の為のもので、会社からすればより良い人材を育成し、会社を成長させるためと言う事になる。
会社によって面接や試験だったりするし、時期も人事年度に合わせて、年度末に人事査定として行われる。
今では中規模以上の企業であればヒューマンスキルや会社に対する業績評価制度等が普通になってきているので、会社のオリジナリティはあるが、大体似たり寄ったりだと思う。
私も長いこと管理職を経験してきて、基本的に営業に対する評価方法は変わらないと思う。評価の基準は何かと言えば、営業は判りやすい。
売上とか粗利とか、販売数量とか言葉に販売件数が第一に評価されるのは当たり前である。これは評価ウエートだったりもする。
しかし、これはある意味判りやすすぎて、これで100％言葉に評価とするには、幾つかの注意を要する。
売上金額の多寡を単純に評価して良いかと言うところに難しさがある。そこには、本人努力や、明らかな能力が高いのであれば、誰しも認めるが、平等感に納得感があるかどうかである。
社長の鶴の一声で決めると言うのであれば、不満はあっても、文句の言いようがない。嫌なら辞めれば良いとなる。それだけ、絶対的評価と言える。
しかし、売上評価であっても、不平が出るようだと給料に直結するようだと、差を付けられることに、納得するわけには行かない。
例えば、少し売上が大きくても、利益が薄いとか、本人の努力でもなく、たまたま売り上げが上がった様な場合、多少売り上げが低くても、件数も多く、高粗利だった場合にどちらを優秀と評価するか。
企業は利益を確保して初めて経営が安定的化し投資できる訳なので、極端に言えば売上より粗利と言って良い。企業規模を維持する売上の絶対額は必要だが、増額減益より売上金額が同じあれば増益を望むものである。
そこで、評価基準として、やり方や、考え方、結果だけでなく過程を評価するため、基準項目を設け、一つの基準では無く、複合的な要素で、総合的に評価(総合評価方式)が主流となっている。
ただ、評価制度とかスキル評価と文章で基準を設ける場合、言葉の解釈にこだわり過ぎて理解しにくいとか、受取がばらばらでは困るので、聞いてピント来るフレーズ・語句で常に立ち戻る拠り所となるワード(キーワード)が必要となると思います。
そもそもこのキーワードとは何を意味するかと言うと、業務を行うにあたり、スケジューリングする時の判断の基準とか、優先順位を付けるとか、提案する際の留意点だとか、いわゆるモットーとか、指針と言うものと思って貰えればよい。
職種によってこのキーワードは変わる。当然目指すものやする業務が違うので当たり前ではあるが、今まで経験した職種から、「営業」「管理」「企画」部門について分けて述べてみたい。
《営業職の場合》
4回の転職の内営業経験が一番長く20年以上業界を変えながら務めてきたが、結局行きつくところ大体同じであった。
最初に入社したメーカー販売会社では、直販・販売店営業・問屋・再販店営業・無店舗販売(通販)を経験し、二社目は自治体営業(コンサルタント)、三社目は製造工場に製造機械関連設備機器販売営業、4社目ではシステムの製造販売・導入等をシステムベンダー並びに自治体に対してコンサルしながら受注してゆく営業に従事した。ちなみに、2社目以降は管理職として、部下の指導・営業管理を行っていた。
最初の転職の時、採用面接の際には、営業成績の良かったことを殊更PRしたり、それゆえ、本社の企画部門に転勤になり、製品販売企画に携わるようになった事などの成功談や、苦労談を語り、幸い採用された。
しかし、その前に数社面談して採用に至らなかった理由が当時はよく判っていなかった。今思えば、一方的な自慢話だったのかもしれない。
それは、一社目では最初の会社と言う事で、知る事見ること100％を受け入れてそれが全てで、他社は自社との待遇比較の対象でしかなかった。
二社目では、一社目との違いに対してかなり戸惑いがあったし、業界も違い、営業対象が違うことはもちろんであるが、会社の仕組みが違うことで、今まで常識と思っていたことが、良くも悪くも違った事に驚いた。当然営業スタイルも全く違っていた。
そう言った中で、三社目で思ったことは、既に2社を経験している事で、三社目もかなりの違いがある事はよく判っていたし、違っていることを認識しているからこそ、十分適用可能であることを具体的に伝えた。
なんでもそうだが、一つしか知らないことは考え方が単一化し、多角的にものを見れなくなるもので、それは転職にでもいえる様な気がする。
薪ストーブの掃除のしかた
シーズンの初めに薪ストーブの掃除をしましょう！
今年も薪ストーブのシーズン(2021年5月)が終わり、簡単に掃除し、シーズンの働きを薪ストーブに感謝するころになりました。
自宅に薪ストーブを据えたのは9年ほど前になりますが、家の中心に薪ストーブを置き部屋全体を温めるという、我が家の暖房の中心的存在です。
大きさは中型(本当はもう一回り大きい方が良かったと思いました）ストーブ先進国イギリスのNo.1メーカーチャーンウッド製を輸入代理店のアドヴァンから購入し、新築時に工務店に設置して貰いました。
とにかく手間が掛かるのは、エアコンやファンヒーターに慣れすぎた現代人にとっては当然です。大昔、まだ風呂を薪で沸かしていた時代は、町に練炭や、薪を売っている店があったと聞きますが、今では薪を手に入れるのも大変です。キャンプやBBQで使うのであれば、20キロ位の薪があれば十分でしょう。しかし、これが1シーズンの暖房となると別です。
一番寒い1月から2月位の間で、夕方から夜の3～4時間程度30日程使うとした場合でも余裕をみて400キロ位は準備しておきたいところです。これらの薪の準備から、薪棚に乾燥させる為に積むのも結構な手間です。
当然使用中も、着火して火が炉内に十分回るように空気口の弁を調整したり、薪を補充したりと、20分から30分程度で気にしながら火の具合を確認しなければならないので、まるで赤ん坊の世話をするようです。
しかし、安定運転ができれば、遠赤外線の暖か輻射熱がじわっと部屋全体を温めて、火の揺らめきを見ながらくつろぐ贅沢感は薪ストーブならではのものです。
さて薪ストーブの良さはさておき、メンテナンスの話ですが使用シーズンが始まる前にするのが良いです。シーズン終了の4月5月に掃除しても良いのですが、それから半年以上放置状態になりますから、その間、埃が入ったり、煙突開口部から鳥が巣作りしないともかぎりませんから、使用前が使用状態を直前に確認できるので安心です。
これもマニュアルがある訳ではないので、掃除をすれば良いと言いつつ手探りで始めるには手順も含め手本が欲しかったので、プロに頼むことにしました。
色々ネットで検索すれば、いくつか業者が見つかります。福岡県はそもそも薪ストーブが普及している訳ではないので、近隣県の大分から来られる業者さんに依頼しました。
《ストーブ掃除》
①スス対策の服装(軍手・雨具の様な埃が付きにくい恰好・マスク・タオル頭巾）
②炉内の簡単な掃除(予め大きな木くずや、灰などを捨てておく）
③ストーブ周りのススの飛散対策(ビニールシートか新聞紙等で飛散個所を覆っておく）
④ワイヤーブラシとピアノ線(煙突掃除のメインツール)
＊ワイヤーブラシの径は使用する煙突の径に合わせます。
準備ができたらスタートです。
1．ワイヤーブラシによる煙突内スス取り作業
ワイヤー(ピアノ線)を煙突上部に向けて差し込んでいきます。この際、ワイヤーを回したり、細かく上下させたりして、煙突内側のススをこすり取ります。この際のススは開口部に付けたビニール袋に落ちます。
ススの量は使用回数や、薪の種類、燃焼度合い等により異なりますが、結構な量が出ます。ススがタール状になると薪の不完全燃焼やストーブを痛めるので、上にワイヤーを上げながら擦っていくのは力仕事にはなりますが手を抜いてはいけません。ブラシがどこに当たってるのかは見ることができませんから、注意深くまんべんなくスス取りができるのが理想です。
2．ストーブ内部の清掃
ワイヤーブラシ掃除が一段落ついたら、次にストーブ内部の清掃です。開口部上部の接はいるよう合部分は上から順にブラシや使い古しの歯ブラシ等使って擦ってしっかり、黒錆やススをとります。上から下に掃除をすることで、ススが結果的に落ちたススがビニール袋に落ちます。
基本的には、この作業が掃除のメインです。ストーブ内の各部は出来れば乾いた少し硬い使い古しの歯ブラシのでゴシゴシとスス落としをして、炉内をスッキリ奇麗にします。ススと黒さびは早めに取らないコビリ付くので、毎年メンテナンスをしていれば、ストーブも良い状態で長持ちします。結構ストーブ自体は安いもので5～30万で買えますが、煙突の部材や施工費に結構費用が掛かります。そう言う意味では本体もさることながら、煙突部のコンディションを良好に保つために、煙突掃除は毎年したいと思っています。
まとめ
折角手間の掛かる薪ストーブですから、掃除にも手間をかけてあげて、可愛がってあげましょう。ここまですると、毎シーズンのストーブの火入れが楽しみになります。四季のなかのイベントとなってしまうと、毎日にアクセントができて、気にもなりませんでしたが、煙突が見えるお宅をみると、「この家は暖炉かな？薪ストーブかな？」とか、丸太が庭に放置されている様な状態をみると、「ああ乾燥してるんだ、いちいち斧でわるのかなぁ、機械で割るのかなぁ」等とどうでも良いことを想像し、結構楽しいものですし、他の方の薪ストーブライフが参考になる事もあります。
夢のマイホームの建築構造を考える～パート1
家を建てる前に知っておきたい家の事
初めて家を買うときに何を考えますか？
まずは場所、価格、広さ、デザイン？でしょうか。そうですね生活をする基本的な場所ですから、通勤・通学圏内か、家族人数で十分な広さが確保できるか、買える価格か、となります。土地の価格はロケーションによって大きく変わりますが、公示地価で想定できますし、ある意味あまり大きく変動するものではありません。(多少の変動はありますが…)
- 一体どの位の資金が必要か？
住宅金融支援機構「2015年フラット35利用者調査」によると、一戸建て購入者における、購入価格と頭金の全国平均は以下のようになります。
【土地付き注文住宅】
建設費 2,582.9万円
土地取得費 1,315.0万円 合計 3,897.9万円
頭金 497.3万円(約12.7％)
【建売注文住宅】
購入価格 3,319.5万円
頭金 409.4万円(約12.３％)
※対象はフラット35（全期間固定金利の住宅ローン）利用者
サラリーマンの平均年収が400万円と言われていますので、。およそ10倍から12倍と言う事ですから、安い買い物ではありません。特に土地よりも建物に二倍の費用を掛ける訳ですが、建物への費用の掛け方は平均であり、掛け方によっては幾らでも豪華にすることができる訳ですが、安いに越したことはないのです。
今は超低金利時代ですから、金利が変動金利、固定金利でも年利0.4%(2021.4時点)と言う事なので…
仮に4,000万円の一戸建てを
頭金1,000万円
残金3,000万円
30年ローン
元利均等払いした場合
月額約88,500円
この金額はマンションなり、賃貸住宅の家賃と比べて、大体同じくらいの感覚だと思います。賃貸は何年住んでいても自分のものにはなりませんから、同じ月額であれば、自分の財産になり、住みやすい環境を選べる一戸建て住宅を持つ事を考えるのではないでしょうか。
30年ローンですから、定年を考えると20代後半から30代中ごろの若い世代が該当しそうです。この世代は、遊びも仕事も忙しく、専門的な住宅建設知識などあまり持っていない方も多く、そう言った方には是非良い家を建てるのに知っておいて欲しいと思うんです。
建物にはどの位費用を掛けるべき？
では一言で大金と言っても、費用を掛けるべきところとそうでないところを理解しておけば、住宅建設会社の提案に対しても、対等に交渉ができるというものです。
では住宅建築を考えるうえで重要な部分は何なのかについてここでは解説したいと思います。
私自身が建設業界にいた経験があり、注文住宅やリフォーム等を営業案件として扱ってきたので、それぞれの住宅建設会社によってＰＲポイントは違うものの、建設基準法に従って最低でもそれをクリアしているはずです。それは最低限の基準であり、年々見直されているので、それ以上の安全性と住みやすさをプラスアルファで提案しています。次回はどこをしっかりチェックすれば良いのかをお話しします。
